SMJTimes.com – Di era digital saat ini, email masih menjadi salah satu media komunikasi utama di dunia kerja. Mulai dari melamar pekerjaan, mengirim proposal, hingga berkoordinasi antar-tim, semuanya sering dilakukan lewat surat elektronik.
Namun, tidak sedikit orang yang masih kesulitan menulis email dengan format profesional. Berikut panduan agar pesanmu terlihat sopan, rapi, dan efektif. Oleh karena itu, langkah pertama yang harus dilakukan adalah dengan memperhatikan subjek email.
Pastikan subjek email singkat, jelas, dan menggambarkan isi pesan. Misalnya, “Permohonan Kerja Sama Proyek Desain” atau “Lamaran Pekerjaan – Posisi Content Writer”.
Melansir dari Kompas, subjek yang informatif dapat meningkatkan kemungkinan email dibuka hingga dua kali lipat dibanding yang tidak jelas.
Selanjutnya, gunakan sapaan formal seperti “Yth. Bapak/Ibu [Nama]” atau “Kepada HRD [Nama Perusahaan]”. Hindari sapaan kasual untuk menjaga kesan profesional. Setelah itu, tulis pembuka singkat yang menunjukkan maksud pengiriman email.
Bagian inti email sebaiknya berisi penjelasan singkat, padat, dan langsung ke poin penting. Jika ada lampiran seperti Curriculum Vitae (CV), proposal, atau dokumen lain, tulislah pemberitahuan di dalam email.
Hindari penggunaan emoji, singkatan tidak formal, atau kalimat yang terlalu panjang agar isi pesan mudah dipahami penerima.
Di bagian penutup, sertakan kalimat sopan seperti “Demikian email ini saya sampaikan, atas perhatian Bapak/Ibu saya ucapkan terima kasih.” Lalu, tutup dengan tanda tangan profesional berisi nama lengkap, jabatan (jika ada), dan kontak yang bisa dihubungi.
Hal ini dikarenakan format tanda tangan yang rapi dapat meningkatkan kredibilitas pengirim email secara signifikan. Terakhir, sebelum menekan tombol kirim, selalu periksa ulang ejaan dan alamat tujuan. Kesalahan kecil bisa memberi kesan kurang teliti, terutama dalam konteks pekerjaan.
Dengan menulis email secara formal dan tertata, kamu tidak hanya menunjukkan etika profesional, tetapi juga membangun citra diri yang positif di dunia kerja. (*)
Komentar