SMJTimes.com – Mengatur waktu secara efektif harus dilakukan agar menjadi produktif. Hal ini perlu dilakukan agar waktu yang telah kita lewati setiap harinya tidak terbuang sia-sia. Lantas, bagaimana cara kita mengatur waktu yang tepat? Berikut adalah beberapa tips manajemen waktu yang efektif.
Dikutip dari skill academy, manajemen waktu merupakan cara dalam membagi dan mengelola waktu yang dimiliki untuk berbagai aktivitas agar memaksimalkan produktivitas dan mencapai tujuan yang ditetapkan.
Kemampuan ini memungkinkan seseorang dapat menyelesaikan berbagai aktivitas atau pekerjaan dalam waktu yang singkat. Manajemen waktu juga akan meningkatkan fokus dalam bekerja dan kedisiplinan.
Manfaat paling penting yang di dapat dari manajemen waktu adalah meningkatkan produktivitas. Selain itu, anda dapat menurunkan tingkat stres dan rasa takut tidak menyelesaikan pekerjaan, memiliki waktu luang yang lebih banyak, membangun citra positif di mata klien, atasan dan rekan kerja.
Berikut adalah beberapa tips melakukan manajemen waktu secara efektif.
Membuat To-Do-List
Untuk mengatasi kebingungan di hari berikutnya, anda bisa membuat daftar list apa saja yang akan dilakukan di keesokan harinya sebelum tidur. To-do-list ini berisi rencana aktivitas. Caranya, cukup siapkan sticky note, atau anda juga bisa menggunakan aplikasi notes di ponsel seperti Trello, Notion, Any do dan lainnya. Setiap rencana yang sudah ditulis tidak harus terlaksana semua, yang paling penting, anda punya acuan setiap harinya begitu bangun tidur.
Kerjakan Pekerjaan dengan Skala Prioritas
Setelah menulis daftar to-do-list, pikirkanlah pekerjaan mana dulu yang lebih penting untuk diselesaikan. Gunakan matriks Eisenhower dengan membedakan aktivitas mana saja yang termasuk penting dan mendesak untuk segera dilakukan, aktivitas penting, namun tidak mendesak untuk segera dijadwalkan pengerjaannya, aktivitas mendesak, namun tidak penting lebih baik didelegasikan kepada orang lain dan yang terakhir adalah aktivitas yang harus dihilangkan karena dinilai tidak mendesak dan tidak penting.
Batasi Waktu Pengerjaan
Agar anda dapat bekerja dengan lebih disiplin, tetapkanlah batas waktu setiap anda melakukan aktivitas tersebut. Cobalah time boxing, yakni teknik manajemen waktu dengan membatasi berapa banyak waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan. Misal, jika kamu ingin membersihkan rumah, lakukanlah mulai jam 8 sampai dengan jam 9. Begitu pula dengan aktivitas lainnya.
Ambil Jeda Istirahat
Bekerja tanpa istirahat membuat anda merasa lelah dan tidak fokus. Istirahat juga penting dilakukan untuk mengistirahatkan otak dan mata. Jika bekerja di depan computer, gunakan 20-20-20 rule untuk mengatasi computer vision syndrome (CVS) atau sekumpulan gejala yang muncul pada mata dan leher akibat terlalu lama beraktivitas di depan benda elektronik. Gejalanya seperti mata lelah, sakit kepala, nyeri leher dan pundak, penglihatan buram dan ganda. Cobalah setelah menatap layar selama 20 detik, ambil istirahat dengan melihat objek sejauh 20 kaki (6 meter) selama 20 detik.
Hindari Multitasking
Dilansir dari startuptalky.com, multitasking dapat menurunkan produktivitas hingga 40 persen. Ketika melakukan pekerjaan lebih dari satu, kita cenderung sering berganti-ganti fokus untuk menyelesaikan semuanya. Hal ini mengakibatkan aktivitas tidak terselesaikan dengan maksimal dan menjadi mudah lelah. Otak akan lebih fokus jika menyelesaikan tugas dalam satu waktu, jadi hindari untuk melakukan pekerjaan secara bersamaan dalam satu waktu.
Batasi Distraksi
Distraksi membuat fokus menjadi buyar. Maka dari itu, sebisa mungkin anda mengurangi distraksi di sekitar seperti suara alarm, notifikasi ponsel, kebisingan dan lainnya. Distraksi secara terus menerus dapat mengurangi produktivitas dan meningkatkan tingkat stress. Selain itu, biasakan untuk tidak mengecek hal lain selain pekerjaan, contohnya media sosial, chat tidak penting atau email yang tidak berkaitan dengan pekerjaan. Berikan waktu khusus untuk mengecek itu semua.
Gunakan Aplikasi Manajemen Waktu
Saat ini sudah banyak aplikasi yang bisa anda gunakan untuk mengelola waktu dan Menyusun jadwal, seperti Any Do dan Todoist untuk membuat daftar aktivitas dan tugas, Trello dan Notion untuk menajemen proyek dan tracking aktivitas, Time Planer untuk membuat jadwal dan menganalisa produktivitas, Google Calendar untuk time boxing.
Demikian tips manajemen waktu yang bisa anda lakukan agar bisa lebih produktif.
Komentar